Una estructrura organizativa es un conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en distintas tareas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas.
El mismo autor considera que toda organización tiene que estar compenetrada en su ideología o cultura organizacional, para que así pueda funcionar de una manera más eficiente.
Funciones de la estructura organizativa de una empresa
Es importante que cualquier estructura organizativa cumpla con las siguientes características:
Servir para lograr objetivos organizacionales.
Regular el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones imponiendo su accionar.
Ser un medio por el cual se ejerza el poder, se tomen decisiones y se llevan a cabo las actividades propias de dicha organización.
Todas las organizaciones deben tener bien especificadas las tareas a realizar en cada posición de trabajo y en cada departamento.
Debe tener un sistema de autoridad y responsabilidad que permita consolidar los niveles jerárquicos y el proceso de toma de decisiones.
Debe buscar la mejor coexistencia entre el flujo horizontal y vertical tanto de trabajo como de comunicación.
Sobre estas bases se crean los principios para el mejor diseño de una estructura organizativa.
Principios para el diseño de estructuras organizativas
Estructuras organizativas – Funciones
Los principios de diseño de estructuras organizativas son doce, a saber:
Carácter específico
La estructura organizativa debe concebirse y diseñarse sobre la base de sus necesidades funcionales y características específicas, teniendo en cuenta que ayuden alcanzar los objetivos organizacionales propuestos.
Carácter dinámico
La estructura organizativa debe ser lo más dinámica posible con la finalidad de poder adaptarse lo más pronto posible a los nuevos nuevos desafíos que los contextos organizacionales generen. Por lo tanto la estructura organizacional deberá tener la flexibilidad necesaria para reacomodar y/o generar subestructuras internas que provoquen cambios beneficiosos a corto, mediano y largo plazo.
La estructura organizativa debe tener en cuenta a las personas que integran la organización funcional formal (sin olvidarse de la informal también). Al mismo tiempo es indispensable que se valoricen las potenciales destrezas y aptitudes de cada empleado, logrando que cada puesto sea ocupado por la persona más apta.
Los ascensos o promociones laborales
El diseño de la estructura organizativa debe facilitar los ascensos y promociones en la medida que el potencial de los recursos humanos de la misma les permitan desempañar sus nuevas funciones de manera eficiente. También hay que tener en cuenta que una reubicación dentro de un nuevo departamento en el mismo nivel se puede tomar como ascenso.
Vinculado con esto hay un famoso postulado en administración llamado el Principio de Peter que dice:
“Todo empleado tiende a ascender hasta su máximo nivel de incompetencia.”
Direccionamiento hacia los objetivos organizacionales
Dentro de las estructuras organizativas debe existir una coherencia entre todos los objetivos que existan en las distintas sub-estructuras. Estos deben estar alineados a los objetivos organizacionales primarios, que son los que van a comandar y condicionar todo lo que suceda en la empresa de tal forma que se promueva la eficiencia.
Hay que diseñar la estructura organizativa teniendo en cuenta un dimensionamiento acorde y adecuado para garantizar la funcionalidad de la empresa, y que al mismo tiempo, ayude al cumplimiento de los objetivos organizacionales propuestos
Exigencias del contexto
Ya es sabido que ninguna opera en el vacío, sino que va a estar influenciada por los contextos tanto internos como externos. Por lo tanto a la hora de diseñar la estructura organizativa habrá que obligatoriamente tenerlos en consideración, analizando todas las influencias (o posibles influencias) que ejercerán desde y hacia la misma.
Asignación de responsabilidades
Dentro de toda estructura organizativa debe existir una correspondencia entre la autoridad y la responsabilidad. Es decir que hay una coexistencia entre ambas y en donde la responsabilidad no se delega sin las funciones de autoridad necesarias para poder cumplirla.
Unidad de mando
Cualquier empleado dentro de la estructura organizativa solo debe tener un solo superior directo a quien obedecer y recibir ordenes o instrucciones directas. Este también es uno de los 14 principios que Fayol explica en sus famosa Teoría General de la Administración.
La líneas de supervisión y control dentro de las estructuras organizativas no deben sobrepasar el límite óptimo que garantice el control eficiente del proceso en cuestión. Por lo tanto el control debe existir pero no de manera excesiva para no entorpecer el desarrollo diario de las tareas.
Coordinación
El diseño de una estructura organizacional debe contemplar la sincronización y unificación de las actividades y recursos de un grupo de trabajadores, integrándolos hacia la obtención de un objetivo en común.
Complejidad de la organización
Se debe impedir que el diseño de la estructura organizativa se torne tan compleja que dificulte y entorpezca el funcionamiento de la misma, y por ende, el cumplimiento de los objetivos organizacionales propuestos.
Vídeo sobre los principios para el diseño de estructuras organizacionales
Frederic Taylor el padre de la administración de empresas moderna.
El taylorismo y el nacimiento del estudio de la administración de empresas.
Frederick Winslow Taylor
El antecedente más próximo a la aparición de la administración de empresas moderna es la revolución industrial. Las nuevas formas de trabajo surgidas luego de la misma, ya que se pasó de un trabajo manual (artesanal) a uno mecanizado y a las mayores escalas de producción, trajo aparejado un crecimiento desorganizado y acelerado en las empresas de aquella época. Ante esta situación, se tornó imprescindible buscar nuevas maneras de trabajo que aumentara la eficiencia en las organizaciones, intentando evitar el desperdicio y reducir los tiempos y costos de fabricación, principalmente los de mano de obra.
Por lo tanto, la situación en los primeros años post revolución industrial a principios del Siglo XX, generaba un escenario caótico que era necesario ordenar, y fue allí donde entra en escena el taylorismo para dar sus aportes y soluciones y dar inicio a la administración de empresas como ciencia de estudio.
¿Qué es el taylorismo? La creación de la Escuela de Administración Científica
Frederic W. Taylor – Creador de la Escuela de Administración Científica – Ph: EDI
El taylorismo desde sus inicios tuvo una visión muy clara de en que aspectos de la administración iba a hacer énfasis. Taylor pretendía hacer de la administración una ciencia capaz de crear leyes y principios de aplicación que pudiesen ser usados dentro de cualquier empresa. Para ello centró sus estudios en base a la medición y la observación de cómo se realizaban las tareas en el nivel operacional con la intención de conseguir la máxima eficiencia en el trabajo del operario.
El trabajo de investigación de Taylor llevó muchos años, arrancando como obrero en una fábrica de Filadelfia, Estados Unidos, poco a poco fue creciendo en la misma mientras completaba sus estudios de ingeniería. Así fue como, entre otras cuestiones, detectó que los operarios podían tener un rendimiento mayor al que tenían y así inició su estudio que se dividió en dos períodos.
Primer período de estudio del taylorismo: El estudio de métodos y tiempos
La primera parte de su estudio la inició en 1903, en donde su foco de investigación estuvo centrado en las técnicas a utilizar para racionalizar el trabajo del operario.
Taylor realizó el parsimonioso trabajo de analizar las tareas de cada obrero, descomponiendo sus movimientos y procesos de trabajo, racionándolos y perfeccionándolos gradualmente, ese trabajo recibió el nombre de “estudio de métodos y tiempos.”
Ph: El estudio de métodos y tiempos del taylorismo – Ph: ADL logística [note] https://www.adl-logistica.org/oferta/cronometrador-metodos-y-tiempos-cmt-2018-01-25-la-pobla-de-vallbona-valencia/ [/note]
Dicho estudio consistía en ponerse con un reloj en la mano y cronometrar el tiempo que se tardaba en realizar dicha tarea, observando simultáneamente como se ejecutaba la misma y así ir haciendo las rectificaciones convenientes para mejorar el proceso y lograr que el trabajador produzca lo mayor posible en el menor tiempo posible.
Luego de un largo tiempo de estudios Taylor concluyó que:
Si el operario más expeditivo y dispuesto a producir más tenía el mismo salario que otro más holgazán y negligente, perdería el interés por su trabajo y empezaría a producir menos de lo que su potencial le permitía, total ganaba lo mismo.
Que la administración debe perseguir como objetivo tener bajos costos unitarios de fabricación, y para ello, había que aplicar métodos científicos, formulando principios y procesos patronizados que pudieses ser aplicables en cualquier empresa.
Los empleados deben ser instruidos científicamente para perfeccionar sus aptitudes para que logren ejecutar su tarea y cumplir con la producción normal esperada.
De lo anterior también se desprende que los empleados debían ser colocados científicamente en puestos en donde las condiciones y los materiales de trabajo permitan alcanzar dicha producción normal.
Segundo período de estudio del taylorismo: La administración científica
Portada del libro “Prinicipios de Administración Científica” ph: timetoast.com
Ya en 1911, Taylor publica su libro “Principios de Administración Científica”, en el cuál exponía que la racionalización del trabajo del operario tenía que estar acompañada de una reestructuración general de la empresa que la torne coherente con la aplicación de sus principios.
En ese libro Taylor planteó que las empresas de esa época padecían de tres males:
1. Que los operarios eran vagos por naturaleza y que reducían a propósito su capacidad productiva hasta un 1/3 de su potencial.
2. Que los gerentes desconocían los procedimientos y metodologías de trabajo y el tiempo necesario para ejecutarlas.
3. La falta de uniformidad en los métodos usados para ejecutar los trabajos.
Para solucionar estos males es que Taylor escribió lo que luego se conoció como la O.R.T. (Organización Racional del Trabajo), con la cual pretendía sustituir métodos empíricos por métodos científicos para alcanzar la eficiencia empresarial. Para la administración científica la gerencia deberá planear, los supervisores asistir a los operarios y estos últimos ejecutar las tareas. Sobre estas bases es que se crearon los principios de la administración científica.
El taylorismo y los principios de la Organización Racional del Trabajo
1. Análisis del trabajo y el estudio de métodos y tiempos
Principios de la Organización Racional del Trabajo Ph: itemsa [note] https://www.grupoitemsa.com/metodos-y-tiempos-0/ [/note]
Para Taylor la racionalización del trabajo de los operarios se basó en dos instrumentos: a) el análisis del trabajo y b) el estudio de métodos y tiempos. El propósito de los mismos era:
Suprimir movimientos inútiles y/o reemplazarlos por otros más eficientes, de tal forma se mejoraría el rendimiento de la producción.
Adaptar las tareas al operario para que le resulte más fácil ejecutarla. Al mismo tiempo especializarlo en la tarea que realice.
Distribuir mejor la carga laboral para que sea más homogénea y no haya períodos de poco o mucho trabajo.
Facilitar el entrenamiento del personal.
Unificar y estandarizar la ejecución de las tareas.
El análisis del trabajo consistía en la división y subdivisión minuciosa de todos los movimientos necesarios para realizar una tarea. Para ello era necesario hacer una observación metódica y paciente de los mismos, y así descartar los movimientos inútiles, y los que servían, ver si podían ser simplificados para minimizar el esfuerzo del operario y los tiempos de ejecución.
Por su parte, el estudio de métodos y tiempos, consistía en cronometrar cuál era el tiempo medio en que tardaba un operario en realizar una tarea, luego a ese dato se les adicionaba otros como tiempos muertos, de descanso, esperas, etc., y así crear un “tiempo – patrón” con el cual poder controlar los procesos de trabajo y mejorar la eficiencia del operario.
Para los tayloristas la fatiga humana era considerada como un reductor de la tan ansiada eficiencia, por tal motivo, buscaban la manera de disminuir el cansancio del trabajador para lograr que rindiera más y aumentará del tal forma sus niveles de producción. Si un operario se cansa menos, seguramente se enfermará menos, habrá menos accidentes, y habrá menos rotación de personal, entre otros aspectos.
Por lo tanto, para lograr esta reducción en la fatiga humana, dentro del análisis del trabajo que se hacía en el punto anterior se añadía:
Eliminar movimientos inútiles.
Que el operario realice su tarea de la manera más económicamente posible desde un punto de vista fisiológico.
Darle a las tareas una secuencia lógica y apropiada.
3. División del trabajo y especialización del operario
Principios de la Organización Racional del Trabajo ph: historiadequinto.wordpress.com [note] https://historiadequinto.wordpress.com/2016/03/23/el-taylorismo-en-el-capitalismo/ [/note]
Gracias al análisis del trabajo y del estudio de métodos y tiempos es que nace el concepto de división del trabajo y especialización del obrero.
La idea principal de la división del trabajo consiste en que una tarea grande sea subdividida en pequeñas mini tareas, únicas, predominantesy repetitivas y que a cada operario se le asigne una de esas tareas subdivididas. Por la tanto ese trabajador al estar haciendo siempre lo mismo se especializará en dicha tarea y cuánto más especializado esté mayor será su eficiencia. Para Taylor y sus seguidores los operarios tienen que hacer y no pensar o decidir.
Taylorismo y fordismo
Este principio de la división y especialización de las tareas de los operarios condujo a lo que se conocería poco tiempo después con el nombre de producción en serie o línea de montaje, y que Henry Ford, lo popularizara y mejorara en su fabricas de auto, creando lo que se llamó elfordismo, que entre otras cosas, incluyó la mecanización y semiautomatización de los procesos y el uso de mano de obra poco calificada entre otras cosas, siendo este un modelo de producción pionero y revolucionario, que aggiornado aún sigue vigente.
Principios de la Organización Racional del Trabajo ph: tequila-automation.com [note] en https://tequila-automation.com/2020/01/16/del-taylorismo-a-devops/ [/note]
El taylorismo definió a cada una de la siguiente manera:
Tarea: Es la menor unidad posible dentro de la unidad de trabajo. Es toda y cualquier actividad ejecutada por alguien dentro de su jornada laboral [note] Introducción a la Teoría General de la Administración, tercera edición, Chiavenatto, pag. 47 [/note].
Cargo: Es el conjunto de tareas ejecutadas de manera cíclica o repetitiva. El cargo puede tener más de un ocupante.
Departamento: Es el conjunto de cargos.
Para la administración científica en el diseño de cargos se tiene que especificar el contenido del mismo, es decir, que tareas y métodos se utilizarán, haciendo énfasis, como es de suponer, que las mismas sean únicas, predominantes y repetitivas, buscando crear una metodología de trabajo que al mismo tiempo ayude a un mejor control por parte de los supervisores. Si bien es exagerada esta simplificación de tareas, los seguidores de Taylor la justificaba con los siguientes argumentos.
Que al tener que incorporar empleados con aptitudes mínimas y bajos salarios se reducían los costos de fabricación. Al mismo tiempo también se disminuían los costos y tiempos de entrenamiento.
Se aminora la posibilidad de cometer errores, bajando las tasas de devoluciones por defectos y reduciendo los niveles de mermas.
Facilita la supervisión pudiendo así el supervisor tener a cargo un mayor número de subordinados bajo su control.
Llegamos a un punto en el cual ya se tenía el trabajo racionalizado y patronizado, y al mismo tiempo, los operarios seleccionados y entrenados con métodos científicos. Ahora era necesario encontrar la manera para que los operarios colaboraran y trabajaran bajo esos patrones de tiempo y forma de hacer las tareas.
Taylor creía que la remuneración basada en el tiempo (pagos mes, por jornada o por horas) no estimulaba al operario a trabajar más, y que la incentivación a que lo hiciera, era que se pagara por pieza producida de acuerdo al patrón – tiempo (tiempo necesario para que un trabajador hago su tarea según la racionalización ya explicada).
Esto ayudaba a solucionar el tema de la holgazanería del trabajador a la que Taylor hacía referencia. Por lo tanto para lograr que el trabajador produzca más habrá que pagar por pieza producida, así su salario será más alto y estaría más incentivado al hacer sus labores.
Este concepto creado por la administración científica dice que la motivación principal del hombre para trabajar es la necesidad del dinero (salario) para poder vivir y no pasar hambre. El hombre no trabaja porque le gusta, sino como medio de ganarse la vida a través de su sueldo. Es de allí que también el tema de lo incentivos salariales recién explicados toman aún mayor predominancia.
Otras de la cosas que se detectaron en el taylorismo es que la eficiencia no solo se logra con una buena metodología patronizada de trabajo y los incentivos salarios, sino que también dependía de las condiciones de trabajo que existan para garantizar el bienestar físico del operario que ayude a reducir su fatiga. Para lograrlo habrá que:
Adecuar las herramientas e instrumentos de trabajo para minimizar el esfuerzo del operario y la pérdida de tiempo al realizar la tarea.
Distribuir las maquinarias y equipos para racionalizar la producción, reducir movimientos inútiles y mejorar la eficiencia.
Brindar un ambiente físico de trabajo donde se mejoren aspectos relacionados con el ruido, iluminación, ventilación, etc. Un ambiente confortable hará que su nivel de eficiencia no se reduzca.
Distribuir las maquinarias y equipos para racionalizar la producción
Para el taylorismo la estandarización es una unidad de medida adoptada y aceptada comúnmente como criterio. Los patrones representan el criterio deseado y están siempre relacionados con el resultado que se espera alcanzar.[note] Teoría General de la Administración, I. Chiavenato, segunda edición, pag 55, Mc. Grow Hill [/note]
Por lo tanto, habrá que aplicar patrones y formas de trabajo establecidas, usando métodos científicos, de ésta manera se logrará una uniformidad de tareas.
Taylor propuso que cada área especializada debía tener su supervisor especializado en dicho sector, en otras palabras es la división y especialización del trabajo trasladada a los supervisores. Por lo tanto, deberá existir un supervisor por funciones específicas, que sólo tenga injerencia en las mismas, en vez de un supervisor general que controle todos los sectores al mismo tiempo.
Críticas al taylorismo
Se limitó casi únicamente a las tareas, y a los cargos y funciones del sector productivo (operarios).
Se le dio poca importancia al factor humano, llegándola a llamar sarcásticamente “Teoría del hombre máquina”. La superespecialización que se buscaba en el trabajo del hombre llegaba al punto de querer robotizarlo.
Suponían que los operarios eran entes pasivos, vagos, y sin iniciativa.
Sus principios carecieron de comprobaciones científicas.
Que solamente tuvieron en cuenta al sector productivo, pero no analizaron ni estudiaron otros importantes como el financiero o el comercial. Asimismo, también solo se limitaron a estudiar a la organización formal, sin tener en cuenta a la informal.
Que es solo un enfoque normativo y prescriptivo, es decir que muestra como debería funcionar una organización a través de sus principios, en vez de explicar su funcionamiento.
Solo tiene en cuenta lo que sucede dentro de la empresa, sin tener en cuenta los factores externos influyentes en el comportamiento de las mismas.
Conclusiones finales
El taylorismo provocó una verdadera revolución en el incipiente mundo industrial post revolución, que tiempo más tarde, traslado al pensamiento administrativo a todo tipo de organizaciones.
El taylorismo fue el primero en realizar estudios sobre las metodologías de trabajo y como mejorarlas, creó patrones exclusivos de fabricación para estandarizar los trabajos, estudió como bajar los costos de fabricación, propuso los incentivos salariales, entre otras cosas.
Sin embargo, como vimos, Taylor y sus seguidores fueron objeto de duras críticas a sus trabajos, ergo, todas ellas no quitan que la Escuela de Administración Científica, sea considerada como la primera escuela o teoría dentro del pensamiento administrativo. No hay que olvidarse también que contemporáneamente surgió la Escuela de Administración industrial, cuyo exponente principal fue Henri Fayol. Si bien ambas teorías puntos en común y en otros visiones contrapuestas, juntas conforman lo que hoy se conoce como Teoría Clásica.
Te compartimos, para finalizar un vídeo de nuestro canal de YouTube donde también lo explicamos.
