marzo 2023 – Ensamble de Ideas

Mar 14 2023

Gestión de proyectos: Las 5 fases para optimizar el proceso.

Introducción

como realizar una óptima gestión de proyectos
Ensamble de Ideas — _{Cómo realizar un óptima gestión de proyectos Ensamble de Ideas}

Un proyecto es una planificación que realiza una persona o entidad y que se hace sobre la base de una idea u objetivo que se quiere alcanzar, analizando la manera y la forma en la que se va a hacer para lograrlo.

Por la tanto para alcanzar los objetivos planificados será indispensable hacer una óptima gestión de proyectos. En este artículo de Ensamble de Ideas te explicamos como hacerlo paso a paso.

La gestión de proyectos

Para lograr cumplir con los objetivos propuestos, será vital una óptima gestión de proyectos, y para ello, cada proyecto debe estar liderado y guiado por expertos, para así garantizar su exitosa ejecución.

Por lo tanto, una óptima gestión de proyectos implicará el eficiente aprovechamiento de los recursos con los que se cuente, aplicando correctamente el know how que se tenga (es decir: el “saber como” aplicar todas nuestras fortalezas, habilidades, conocimientos, técnicas, etc.).

Fases de una gestión de proyectos

Entonces, para lograr la óptima gestión de proyectos mencionada anteriormente habrá que pasar por cinco fases:

Inicio o preparación
Planificación
Ejecución
Seguimiento y control
Entrega o cierre del proyecto

Veamos cada una en detalle.

Fase de inicio o preparación

Es el primer eslabón de una buena gestión de proyectos. En esta etapa se define el proyecto, se establecen los objetivos fundacionales que le dan vida al proyecto. En esta etapa también se analiza y estudia que recursos se van a necesitar, el presupuesto necesario, los pros y contras de encararlo y la factibilidad o viabilidad de para poder hacerlo.

Para analizar la viabilidad del mismo hay que analizarlo desde tres ópticas

Viabilidad técnica: Que se cuenten con los recursos necesarios, es decir que tengamos el personal capacitado para llevar adelante el proyecto (recursos humanos) y tener todos los materiales y la tecnología necesaria (recursos materiales y tecnológicos).
Viabilidad económica: Cómo el proyecto generará beneficios que le permitan en un primer período recuperar la inversión inicial, para luego tener ganancias que le permitan crecer, reinvertir, y tener excedentes. Obviamente si las estimaciones sobre este ítem no son buenas y el proyecto no será rentable, no es conveniente hacerlo.
Viabilidad financiera: Se analiza sobre la posibilidad o no de conseguir el dinero inicial para que el proyecto pueda empezar.

factibilidad de un proyecto — _{Gestión de proyectos – Análisis de factibilidad o viabilidad del mismo.}

Planificación

En esta etapa se establece la hoja de ruta para la implementación del proyecto y los líderes que guiarán el mismo. Esta etapa generalmente suele ser la más difícil dentro de la gestión de proyectos. Por lo tanto, en esta etapa se determinará qué cosas ejecutará cada área, quienes serán los responsables, las fechas claves, la previsión y provisión de los recursos necesarios, etc.

Ejecución

Se pone en marcha el proyecto usando toda la información recolectada en el paso anterior.

Seguimiento y control

Esta etapa está naturalmente ligada a la fase anterior. Acá una buena gestión de proyectos debe seguir, revisar, controlar y monitorizar la ejecución del proyecto, para que de tal modo, se pueda comparar cada etapa con lo planificado para poder detectar errores y desviaciones a tiempo y así generar las acciones correctivas pertinentes, incluyendo además la creación de informes de avance y cumplimiento.

Por lo tanto, en esta etapa se debe entre otras cosas:

Controlar que las tareas se vayan cumpliendo en tiempo y forma según los planificado, principalmente para evitar retrasos que perjudiquen los tiempos de entrega o finalización pautadas.
Gestionar el uso de los recursos para no hacer un mal uso de los mismos.
Hacer un permanente control de costos y gastos para evitar desviaciones perjudiciales.
Gestión de control de calidad. Verificar que a parte de estar cumpliendo con los plazo también se cumplan con los estándares de calidad previstos.

Entrega y cierre del proyecto

Para finalizar una optima gestión de proyectos, en esta última etapa se deben presentar un dossier final con la conclusiones más importantes.

También es vital que se haga una reunión final con todas aquellas personas que estuvieron involucradas para hacer un cierre formal y evaluar procesos de aprendizajes y mejoras para encarar futuros proyectos.

fases de la gestion de proyectos
Ensamble de Ideas — _{Fases de la gestión de proyectos –}
_{Ensamble de Ideas}

¿Cuáles son las ventajas de implementar una óptima gestión de proyectos?

Aplicar un óptima gestión de proyectos traerá múltiples beneficios, ya que no solo permite implementar el mismo de una manera más sistematizada simplificando y ordenando su proceso. Además y así llevar adelante el proyecto de manera más eficiente, optimizando los recursos. Pero además:

Optimiza el uso de los recursos organizacionales.
Define en detalle que rol cumple cada persona dentro del mismo.
Mejora el trabajo en equipo.
Ayuda a mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad para evitar cuellos de botella y aglomeraciones de información durante el proceso.
Mejora la comunicación.
Abarata costos.
Maximiza la capacidad del flujo de trabajo.

¿Cuáles son las herramientas más comunes que se usan para la gestión de proyectos?

Existen algunas herramientas que nos permiten llevar de manera más optimizada y eficiente una gestión de proyectos, entre ellas están:

Diagrama de Gantt
PERT / CRM
Cadena crítica

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Julián Spadaro 0 Comments

Mar 6 2023

Los recursos organizacionales: 5 cosas que se necesita una empresa para lograr sus objetivos

los recursos organizacionales de una una empresa

Los recursos organizacionales son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Desde el capital humano hasta la tecnología y la infraestructura, estos recursos son esenciales para alcanzar los objetivos empresariales propuesto. En este artículo, veremos qué son los recursos organizacionales, por qué son importantes y cómo gestionarlos eficazmente para obtener el máximo rendimiento de la empresa

Introducción a los recursos organizacionales

Para iniciar la explicación acerca de qué y cuáles son los recursos organizacionales de una empresa, es importante que recordemos la definición de organización en administración:

Es un sistema social integrado por personas que comparten valores y trabajan de manera coordinada, desarrollando actividades orientadas al logro de objetivos comunes. Cada persona tiene asignado un rol o tarea, de tal forma que cada uno sabe qué debe hacer dentro del sistema.

Por lo tanto, para lograr esos objetivos en común que tiene cada organización, es indispensable utilizar distintos tipos de elementos, estos reciben el nombre de recursos organizacionales.

Clasificación de los recursos de una empresa

Los recursos organizacionales se dividen en dos grandes categorías: los recursos intanglibles y los recusos tangible. Veremos en detalle cada uno a continuación.

Los recursos intangibles

Los recursos intangibles son todos aquellos bienes que no podemos tocar, pero que son esenciales y necesarios para cualquier empresa. Estos recursos son difíciles de valorar debido a su naturaleza inmaterial, lo que representa uno de los mayores desafíos en su gestión y evaluación. Sin embargo, su impacto en el éxito y la competitividad de una empresa es innegable.

La correcta gestión de estos recursos intangibles puede marcar una gran diferencia en la capacidad de una empresa para innovar, diferenciarse en el mercado y mantener una ventaja competitiva a largo plazo. Algunos ejemplos de recursos intagable son:

El valor de la marca.
La llave del negocio.
Derechos de autor.
Patentes.
Registros de propiedad intelectual.
Etc.

Los recursos tangibles

Los recursos tangibles son aquellos activos físicos que una empresa puede tocar y medir con facilidad. Estos recursos son fundamentales para las operaciones diarias de cualquier organización. Estos recursos se subdividen en cinco categorías: Recursos Humanos, Recursos Materiales, Recursos Financieros, Recursos Tecnológicos y la Informaación.

Recursos Humanos

Los recursos humanos son el conjunto de personas que trabajan dentro de una organización, aportando sus conocimientos, talentos, experiencia y habilidades. Además, son responsables de administrar el resto de los recursos. Cuando los recursos humanos están bien gestionados, se facilita una mejor coordinación y colaboración entre diferentes departamentos, lo que ayuda a lograr la eficiencia y así alcanzar los objetivos organizacionales planificados por la empresa.

Recursos Materiales

Los recursos materiales, tanto bienes muebles como inmuebles, conforman el patrimonio de la empresa. Son esenciales para llevar a cabo las actividades diarias dentro de la organización, y su correcta utilización es crucial para alcanzar los objetivos propuestos. Por lo tanto, una gestión óptima de estos recursos es indispensable para contribuir al éxito y crecimiento de la empresa.

Una gestión adecuada de los recursos materiales implica no solo la adquisición y mantenimiento de estos activos, sino también su optimización en términos de eficiencia y rentabilidad. Esto incluye la planificación cuidadosa de su uso, la implementación de prácticas de mantenimiento preventivo y la disposición adecuada de los mismos.

una gestión óptima de estos recursos es indispensable para contribuir al éxito y crecimiento de la empresa.

Algunos ejemplos de recursos materiales dentro de una empresa pueden ser:

Las maquinarias.
El mobiliario de la oficina.
Los inmuebles.
Las materias primas.
Las mercaderías.
Los rodados.
Etc.

Recursos financieros

Los recursos financieros son todos aquellos recursos que hacen a la capacidad económica y financiera de la organización en todas sus formas posibles. Incluyen todos los activos monetarios, inversiones, líneas de crédito y otros medios de financiamiento disponibles para la empresa. También son los que proporcionan el capital necesario para financiar las operaciones diarias, las inversiones en activos fijos, el desarrollo de nuevos productos, la expansión del negocio y otras iniciativas estratégicas.

Por lo tanto, realizar una gestión eficiente de los recursos financieros será clave para asegurar la viabilidad, estabilidad y el crecimiento sostenible de la empresa a largo plazo. Algunos ejemplos de recursos financieros son:

Dinero en efectivo
Depósitos bancarios
Cheques al día o por cobrar
Moneda extranjera
Instrumentos e inversiones financieras como bonos, acciones
Préstamos y créditos
Etc.

Recursos Tecnológicos

Los recursos tecnológicos son aquellos relacionados con las nuevas tecnologías que provienen de los avances en innovación técnico-científica y que permiten desarrollar las labores con mayor facilidad y eficiencia.

Estos recursos tecnológicos son fundamentales en la actualidad para mejorar la productividad, la eficiencia operativa y la competitividad de las empresas en un entorno empresarial cada vez más digitalizado. Algunos ejemplos de estos recursos son:

Software de gestión.
Computadoras, impresoras, scanners.
Redes infórmaticas, servicios en la nube, etc.
Telefonía celular, aplicacines moviles.
Servicios de monitoreo y seguridad.
Etc.

La información: ¿por qué se la puede considerar como un recursos más?

La información, debido a su importancia crítica dentro de las organizaciones, se convierte en un recurso preciado más en el entorno empresarial. Su utilidad es fundamental para una serie de actividades, incluyendo la toma de decisiones, la elaboración de planes tácticos y estratégicos, la implementación de medidas correctivas y la capacidad de anticiparse a sucesos futuros. Además, la información facilita la comunicación interna y externa de la empresa, mejora la coordinación entre los diferentes departamentos y promueve la transparencia y la eficiencia en los procesos empresariales.

Para finalizar te recomendamos que también veas este vídeo de nuestro canal de YouTube donde explicamos también este tema.

Vídeo tutorial explicativo sobre los recursos organizacionales.

Los recursos de una organización: Conclusiones

Conocer bien los recursos con la que cuenta una organización, tanto tangibles como intangibles, es fundamental para identificar áreas de fortaleza y debilidades de una empresas, como así también detectar las oportunidades de mejora dentro de una empresa. Por lo tanto, una gestión óptima de estos recursos organizacionales permitirá mejorar la eficiencia operativa y alcanzar los objetivos empresariales establecidos.

Por lo tanto, la óptima gestión de las recursos de una organización implicará usar los mismo de la manera más eficiente posible para asegurar el crecimiento continuo de la organizacion.