Cómo hacer un balance de sumas y saldos o balance de comprobación de 10 columnas Paso a Paso.
El Balance de comprobación o balance de sumas y saldos o balance de 10 columnas
o balance de comprobación
¿Cómo hacer un Balance de Sumas y Saldos?
En la planilla del balance de comprobación o balance de sumas y saldos se vuelcan los datos obtenidos en los mayores con la finalidad de ordenar la información de los mismos, y así facilitar el camino hacia la confección de los Estados Contables. Recordamos que, un estado contable, es un documento financiero que resume la situación patrimonial, económica y financiera de una empresa en un momento específico del tiempo. Algunos de los documentos presentes en los estados contables incluyen: el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, entre otros.
El proceso contable para saber como hacer un Estado Patrimonial o Balance General correctamente es el siguiente:
- Realizar el Libro Diario
- Realizar el Libro Mayor
- Confeccionar la planilla de pre balance
- Realizar los Estados Contables
La planilla del balance de comprobación
La planilla del balance de comprobación consta de 12 columnas, que como se dijo en la introducción se vuelcan los datos obtenidos en los mayores, dichas columnas son:
- Cuenta Contable 1 columna
- Balance de Sumas 2 columnas
- Balance de Saldos 2 columnas
- Saldos ajustados 2 columnas
- Activo 1 columna
- Pasivo 1 columna
- Patrimonio Neto 1 columna
- Resultados Positivos 1 columna
- Resultados Negativos 1 columna
En el presente artículo solo se trabajarán con 10 columnas, debido a que no se explican los asientos y mayores de ajustes, que son los que luego se utilizan en saldos ajustados, y la misma pasaría a tener 12 columnas.
Cuenta contable
En la columna cuenta contable obviamente se escribe el nombre de la cuenta ya mayorizada que se pasa a la planilla de pre balance. Todos los mayores deben tener su cuenta asociada a dicha planilla.
Balance de sumas
En cada cuenta contable se pasa el valor de la suma del Debe y del Haber que tenga su mayor, en la columna correspondiente. Es importante luego de haber pasado los mayores, comprobar la partida doble, y que al mismo tiempo el resultado de la suma del Balance de Sumas, tiene que ser igual a la suma del Debe y el Haber del Libro Diario.
Balance de Saldos y Saldos ajustados
En el Balance de saldos, en cada cuenta contable se deberá ingresar el monto que haya resultado del saldo del mayor en la columna correspondiente, es decir, en la columna del Debe si arrojó saldo deudor, y en la del Haber si arrojó saldo acreedor. En los saldos ajustados se reflejan los nuevos saldos que presentan las cuentas luego de la realización de los asientos de ajustes. Aquí también se debe verificar que se cumpla el principio de partida doble, que implica que, obligatoriamente, la suma de la columna del Debe sea igual a la suma de la columna del Haber.
Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Resultados Positivos y Resultados Negativos.
Luego de pasar los saldos y saldos ajustados se deberá registrar dicho monto en la columna que le corresponda a dicha cuenta cuenta contable. Una vez finalizado el mismo se tiene que comprobar que se cumpla la ecuación patrimonial dinámica
Para recordar a que rubro pertenece cada cuenta te recomendamos leer este artículo
También puedes ver este vídeo de nuestro canal de You Tube acerca de las cuentas contables y su clasificación.
Balance General ejemplo práctico –
Libro Diario y Mayores tipo T
De la información surgida del Libro Diario, y del Libro Mayor ya resuelto, confeccionar la planilla de pre Balance General de 10 columnas.
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Una vez confeccionados el Libro Diario y los Mayores se procederá a completar la planilla de de pre Balance General, teniendo en cuenta todo lo recientemente explicado, recordémoslo rápidamente: Todo mayor se debe pasar a la planilla, y luego en cada cuenta indicar cuál fueron las sumas de su debe y haber, cual fue su saldo y su monto, y luego el mismo colocarlo en la columna del rubro al que pertenezca dicha cuenta, veamos, como quedaría la planilla según los datos anteriores.
Planilla de Pre Balance
Una vez terminada la planilla de pre Balance General, habrá que chequear algunos datos para determinar si está bien realizado o no.
- Comprobar la partida doble del balance de sumas y que dichos valores sean iguales a la suma del Debe y el Haber del Libro Diario, en nuestro ejemplo fue $14.400. Si no da igual, estamos cometiendo un error, mas abajo les explico pautas para hallar errores.
- Comprobar la partida doble del balance de saldos, en nuestro caso $8.100, al igual que el anterior, si no da igual está mal y hay que buscar el error.
- Comprobar los resultados según la ecuación patrimonial dinámica.
Te compartimos nuestro tutorial de Youtube de como hacer el balance de comprobación.
¿Y qué pasa si no da igual? ¿Cómo detectar errores en el balance de comprobación? – Pautas para encontrar errores en la planilla.
Si el balance de sumas, o el balance de saldos, o la ecuación patrimonial no da igual, la planilla está mal y habrá que buscar donde está el error, acá les dejo unas pautas que los ayudarán a encontrar los mismos más rápidamente.
- Si el Balance de sumas está bien (el Debe = Haber, y además coinciden con el Libro Diario), significa que el error está en otras columnas, no pierdas tiempo ahí, si está mal entonces el error viene desde más atrás, o desde el pasaje del Libro Diario al Mayor, o desde el mayor a la planilla de pre balance. Los errores más comunes son:
– Sumar mal, re chequeen las sumas, no se apuren, fíjense bien los valores al pasarlos a la calculadora.
– Haber puesto ceros de mas o de menos en alguno de los traspasos.
– Se olvidaron de pasar una cuenta del Libro Diario al Mayor, o del Mayor a la planilla.
– Pasar dos veces una cuenta ya sea del el Libro Diario al Mayor, o del Mayor a la planilla. - Si el Balance de saldos está bien (el Debe = Haber), significa que el error está en otras columnas, no pierdas tiempo ahí, si está mal entonces el error viene desde más atrás, los errores más comunes son:
– Sumar mal.
-Error en los ceros. - Si la los balances de sumas y saldos dan bien, y la ecuación patrimonial no da los errores más recurrentes son:
– Sumar mal.
– Error en los ceros.
– Se clasificó mal una cuenta.
Los Estados Contables
Una vez resuelta correctamente la planilla de pre balance, el próximo paso será confeccionar los Estados Contables, que si bien no es el tema puntual de este artículo, solo vamos a nombrar y explicar muy brevemente cada uno con la finalidad del dar un cierre al tema.
Los Estados Contables son informes que genera una empresa destinados tanto a usuarios internos, como externos, con la finalidad de brindar información certera de la situación patrimonial, económica y financiera de la misma, y así ayudar a una mejor toma de decisiones.
Existen normas legales que obligan a las empresas a tener que confeccionarlos cada un determinado período de tiempo, como así también las formas en cómo se deben confeccionar. Existen cuatro obligatorios, que son:
- Estado patrmonial o Balance General: en donde se muestra la composición del Activo, Pasivo y Patrimonio, es decir la cantidad de bienes y deudas que posee.
- Estado de Resultados: La diferencias entre los ingresos (RP) y los egresos (RN), determinando si se ganó o perdió dinero en el ejercicio.
- Estado de Evolución del Patrimonio Neto: Muestra las modificaciones que sufrió el mismo a raíz de los resultados de ejercicios anteriores, nuevos aportes de capital, etc.
- Estado de origen y aplicación de fondos: Informa como se fueron utilizados y de donde provinieron los fondos del capital, es decir, la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
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