Depuración de Deudores: Domina los Asientos Contables y Conviértete en un Experto

Concepto de depuración de deudores

En todas las empresas se realizan a diario diversas operaciones comerciales, entre ellas están: comprar, pagar, vender y cobrar. Pero en muchas ocasiones esas ventas realizadas no se cobran en el momento, sino que se le da la posibilidad al cliente de pagarlo un tiempo después según un acuerdo que pacten entre ellos. Es aquí donde se empieza a generar el concepto de deuda por cobrar, que según cada situación tendrá una cuenta contable asignada para luego poder ser registrada en los Libros Obligatorios. Estas cuentas serán:

• DEUDORES POR VENTAS: Si la deuda a cobrar fue únicamente por ventas de mercaderías, y por la cual no se firma ningún documento, es decir que la misma se hizo de palabra o fiado de común acuerdo. También esta deuda de palabra suele llamarse en cuenta corriente comercial.
  
• DEUDORES VARIOS: Es la misma situación en la cual existe una deuda por una venta realizada de palabra o fiado, pero en este caso fue por otros bienes que no sean mercaderías.
  
• DOCUMENTOS A COBRAR: En este caso, se va a firmar un documento llamado “Pagaré” por la deuda generada por la venta, ya sea por mercaderías o por cualquier otro bien.
  
  Estas tres cuentas contables pasarían a ser derechos de cobro para la empresa y por lo tanto serán cuentas de activo, y son los tres primeros tipos de deudores que existen, antes de empezar con la depuración de deudores. Es decir que estos tres tipos de deudores: deudores por ventas, deudores varios y documentos a cobrar, son deudas que todavía están dentro de los plazos acordados para saldar dicho compromiso de pago.

Pero puede suceder también que llegada la fecha que habían pactado de común acuerdo, ya sea documentada o de palabra, el cliente no nos pagué la misma. Es decir que ese deudor tendría que “cambiar de categoría” y es ahí donde entra en juego la depuración de deudores.

La depuración de deudores

Por lo tanto, a medida que el tiempo pasa y ese cliente no nos paga, el mismo irá cambiando de categoría hasta que, pudiese darse la situación de saber que ya esa deuda jamás la cobraremos. Veamos entonces el camino que seguirán dichos deudores contablemente y que cuentas vamos a utilizar para registrarlos contablemente. Más adelante, en este mismo post mostraremos los asientos respectivos con cada cuenta que a continuación mencionaremos:

• DEUDORES MOROSOS: Cualquiera de los tres deudores recién explicados pasará a ser moroso automáticamente el día posterior a la fecha pactada si no hubiese abonado el saldo adeudado. Por ejemplo si un cliente nos prometió pagar su deuda el 22 de febrero, y en esa fecha no lo hizo, automáticamente el 23 de febrero pasará a ser un deudor moroso.
  
• DEUDORES EN GESTIÓN JUDICIAL: Sigue pasando el tiempo y ese cliente sigue sin pagarnos, entonces voy iniciarle una demanda judicial para lograr que salde su deuda. Acá no hay un tiempo estipulando de cuando iniciar dicho juicio, cada uno decidirá el momento adecuado para hacerlo.
  
• DEUDORES INCOBRABLES: Es cuando ya sabemos que esa deuda no lo vamos a cobrar más (la causa más común por la quiebra del deudor).
  
  Tanto los deudores morosos y en gestión judicial todavía siguen siendo derechos de cobro y por lo tanto serán cuentas de Activo, pero los deudores incobrables al ya saber que no los vamos a cobrar pasarían a hacer una pérdida es decir un Resultado Negativo.

Los tipos de deudores – Resumen

En las siguiente infografía podrás ver resumido el proceso de duparación de deudores en contabilidad.

Registración contable – Asientos de ajuste

Por último analizaremos un caso de depuración de deudores, viendo como se registra contablemente cada tipo de deudores según las situaciones recién explicadas.

1. El 4 de de febrero vendemos mercaderías por $25.000 y el cliente nos queda debiendo de palabra, quien promete pagarnos en 30 días.. CMV: $15.000.
2. El 5 de marzo el cliente aún nos paga dicha deuda.
3. El 5 de julio le iniciamos un juicio al cliente para cobrar la deuda.
4. El 28 de diciembre el cliente se declara en quiebra y por tal motivo la deuda se declara incobrable.

Asiento contable 1 – Deudores por Ventas

Lo que se hace en este asiento es registrar la deuda de palabra, y como fue por la venta de mercaderías se usó la cuenta deudores por ventas, la misma es una cuenta de Activo por ser un derecho de cobro, que están aumentando (tengo más derechos de cobro que antes, por eso es A+). Si por ejemplo la de venta de otras cosas que no sean mercaderías se usaría deudores varios, y si firmaba un pagaré se usaría Documentos a pagar. También al ser una venta también hay que registrar el Costo de Mercaderías Vendidas.

Asiento contable 2 – Deudores morosos

En caso, como decía el enunciado, el 5 marzo ya transcurrieron los 30 días que nuestro cliente prometió saldar su deuda, por tal motivo cambiará su categoría que ahora pasará a ser Deudores morosos. Tanto deudores morosos como deudores por ventas cos cuentas de Activo. Como la cuenta que ingresa es la nueva forma de llamar al deudor, es decir Deudores morosos, su variación patrimonial será A+ y por eso se ubica en el Debe, mientras que la cuenta que sale, Deudores por ventas será un A- y se ubica en el Haber. Ambas cuentas son consideradas como derechos de cobro y por eso son de Activo.

Asiento contable 3 – Deudores en gestión judicial

Pasados tres meses en este ejemplo (pero en este caso cada empresa determinará el tiempo, que puede ser cualquiera, hasta incluso nunca), como el cliente sigue sin pagar su deuda, se decide iniciarle un juicio poder cobrar la misma. Entonces el deudor vuelve a cambiar de categoría y la cuenta pasará a llamarse Deudores en gestión judicial. Como en el caso del asiento dos la cuenta que ingresa se registra como A+ en el Debe y la cuenta que sale como A- en el Haber.

Asiento contable 4 – Deudores incobrables

Por último, nuestro cliente se declara en quiebra y nos dice que no nos va a pagar esa deuda, entonces habrá que registrar de algún modo que esa deuda nunca se va a cobrar y que perderemos dicho dinero. Para tal fin tenemos la cuenta Deudores Incobrables, obviamente hará que nuestras pérdidas o resultados negativos aumenten (RN+), por lo tanto se registrará en el Debe, y la depuración de los deudores finaliza dando salida a los Deudores en gestión judicial, como A- en el Haber.

Por último vale la pena aclarar que, como dijimos todas las cuentas de la depuración (excepto deudores incobrables) son del activo, pero lo que no dijimos que forman parte del Activo corriente, por que su liquidez en la gran mayoría de los casos es menor a un año, pero si existiera algún caso puntual que lo exceda, entonces pasaría a ser del Activo No Corriente.

Para finalizar te dejamos un vídeo de nuestro canal de Youtube donde también explicamos paso a paso el proceso contable de la depuración de deudores.

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