Los documentos comerciales desempeñan un papel de suma importancia en la gestión empresarial, proporcionando un mecanismo crucial para el seguimiento y registro efectivo de todas las actividades dentro de una organización. Además, estos documentos no solo son instrumentos administrativos, sino también pilares fundamentales para establecer relaciones jurídicas sólidas entre las partes involucradas. Asimismo, se destaca su relevancia en la contabilización precisa, facilitando un riguroso control de los registros.
En este artículo de Ensamble de Ideas, exploraremos en detalle los ocho tipos de documentos comerciales. A lo largo de este contenido, podrás comprender cómo se emplean, su importancia como fuente principal de información para el registro contable, su papel en la definición de las condiciones de venta y su cumplimiento, su contribución a la simplificación de tareas de vigilancia y fiscalización, y su rol como pruebas incuestionables de actos comerciales frente a terceros. ¡Comencemos!
¿Qué son los documentos comerciales?
Los documentos comerciales representan comprobantes creados por medio de registros escritos que certifican las operaciones comerciales ejecutadas, ya sean compras, ventas, pagos o cobros. Estos documentos desempeñan un papel fundamental al garantizar un adecuado control de todas las acciones realizadas por una empresa. Es de vital importancia que la elaboración de documentos comerciales se ajuste a las disposiciones legales vigentes. Por lo tanto:
- Constituyen la principal fuente de información precisa para el registro contable.
- Detallan de manera clara las condiciones de venta y su cumplimiento o incumplimiento.
- Agilizan las labores de control y fiscalización.
- Actúan como pruebas legales ante terceros, demostrando actos comerciales.
¿Quiénes están obligados a emitirlos?
Los documentos comerciales deben emitirse al menos en duplicado, consistente en el original y su copia. El receptor conserva el original, mientras que quien lo emite guarda la copia duplicada. Están obligados a emitirlos:
- Aquellos que realizan operaciones de venta de bienes.
- Quienes prestan servicios comerciales.
- Quienes se dedican a la locación de bienes.
- Quienes comercializan servicios
- Quienes se dedican a la locación de bienes.
¿Cuáles son los documentos comerciales más usados?
Tipos de documentos comerciales
Los documentos comerciales más usados son:
- Factura, tickets y documentos homologados por controladores fiscales.
- Remito.
- Recibo.
- Nota de crédito y Nota de débito.
- Cheque.
- Pagaré.
- Comprobante de las tarjetas de crédito.
- Extractos bancarios.
Veamos en detalle cada uno de ellos.
Facturas, tickets y controladores fiscales
¿Qué es una factura?
La factura representa el documento comercial que certifica la concreción de una transacción de compra-venta. En este documento se describen minuciosamente los datos fiscales tanto del comprador como del vendedor, se enumeran las cantidades y nombres de los bienes o servicios vendidos, sus precios unitarios y totales, y las modalidades de la venta (ya sea al contado o a crédito). La emisión de una factura implica un compromiso de pago por parte del comprador.
Las facturas son emitidas en duplicado, siendo el original destinado al comprador y el duplicado al vendedor. En algunos casos, se requiere la emisión de un triplicado que incluye una discriminación y pago detallado del IVA. Este triplicado es conservado por el comprador, quien lo mantendrá a disposición para presentarlo ante la AFIP si así se le requiere.
En Argentina, el tipo de factura a emitir varía según la situación fiscal de cada vendedor y comprador. En este artículo de Ensamble de Ideas, te brindamos una explicación detallada acerca de los 6 tipos de facturas que se emplean en las diferentes circunstancias.
¿Qué es la factura electrónica?
Es un comprobante digital funcional y legalmente equivalente a la factura en formato papel, que la reemplaza en la mayoría de las operaciones de quienes estén obligados u opten por su utilización.
Este medio de facturación permite la gestión, almacenamiento e intercambio de comprobantes por medios electrónicos o digitales sin necesidad de su impresión, pudiéndose gestionar desde una PC, tablet o smartphone con conexión a internet.
¿Qué es un ticket factura?
Tanto el ticket común como el ticket factura son comprobantes válidos para certificar una transacción comercial. Sin embargo, difieren de la factura en papel ya que son emitidos a través de un controlador fiscal homologado por la AFIP, generalmente en forma de una máquina registradora. El uso de estos tipos de comprobantes es común en negocios que realizan ventas masivas, como supermercados o estaciones de servicio.
La diferencia entre el ticket común y el ticket factura es importante. El ticket común es emitido mediante controladores fiscales para consumidores finales, como en el caso de panaderías o kioscos. Por otro lado, el ticket factura, aunque también se emite a través de un controlador fiscal, cumple la función de una factura tradicional al cumplir con todos sus requisitos. Este puede ser emitido tanto para consumidores finales, exentos o monotributistas (ticket factura B), como para responsables inscriptos (ticket factura A).”
Remitos
El remito es un documento comercial empleado para certificar el transporte y envío de mercancías, así como para efectuar la entrega de los bienes vendidos. Suele emitirse en tres copias: el original queda en manos del vendedor, debiendo ser devuelto firmado y conforme por el comprador; el duplicado permanece en posesión del comprador; y el triplicado se guarda por el transportista como aval de la correcta ejecución del servicio de entrega de mercancías.
Recibo
El recibo es una constancia que valida un pago realizado a cambio de un bien o servicios recibidos. Asimismo, es empleado para registrar pagos a cuenta. La firma al final del recibo confirma la cancelación, parcial o total, de una deuda pendiente. Este documento se emite en dos ejemplares: el original queda en manos de quien realizó el pago y el duplicado es conservado por la persona que recibió el monto. En el recibo deben figurar detalles como la fecha del pago, el método utilizado (efectivo, cheques, etc.), el nombre o razón social de ambas partes involucradas y la firma del receptor del pago.
Nota de Crédito y Nota de Débito
Tanto la Nota de Crédito como la Nota de Débito son instrumentos comerciales utilizados para informar a los clientes sobre cambios en su estado de cuenta, que hayan surgido debido a algún error en la facturación, en la entrega de productos o en transacciones financieras.
Las notas de crédito se emplean para comunicar a los clientes que se ha descontado o acreditado una cantidad de dinero en su cuenta, en función de lo que se especifica en el documento. Estas situaciones pueden incluir errores en la facturación, cargos por intereses o comisiones incorrectas, entre otros. En resumen, una nota de crédito indica una disminución en la cantidad de dinero que el cliente debe.
Por otro lado, las notas de débito se utilizan para informar a los clientes que se ha añadido o debitado una suma de dinero a su cuenta, según lo detallado en el documento. Ejemplos de motivos pueden ser errores en cantidades o precios facturados, cargos por fletes, intereses, entre otros. En síntesis, una nota de débito señala un aumento en la cantidad de dinero que el cliente debe.
Ambos documentos se emiten en duplicado, donde una copia queda en manos del cliente y la otra es conservada por el vendedor.
Cheque
Un cheque es una instrucción de pago directa emitida hacia un banco por parte de una persona que cuenta con fondos suficientes en su cuenta. Esto permite al banco liberar los fondos a favor del beneficiario del cheque. Existen dos categorías de cheques: los al día y los de pago diferido.
El cheque al día es aquel que se confecciona con la fecha actual, marcando la misma fecha de cobro. Por otro lado, el cheque de pago diferido se emite también con la fecha presente, pero la fecha de cobro puede ser aplazada hasta un límite máximo de 365 días desde la fecha de emisión. Este aplazamiento otorga mayor flexibilidad en el manejo de los pagos y transacciones.
Es importante destacar que cualquier portador de un cheque dispone de un período máximo de 30 días corridos para efectuar su cobro. Una vez que este plazo haya transcurrido, el cheque perderá su validez y no podrá ser cobrado.
Pagarés
Un pagaré es un instrumento mediante el cual una persona física o jurídica se compromete de manera formal e incondicional a saldar una deuda estipulada. Este documento debe contener la siguiente información esencial:
- El monto de la deuda, expresado tanto en letras como en números.
- Las fechas de emisión y vencimiento del pagaré.
- Los nombres del emisor (deudor) y del receptor (acreedor), que pueden ser individuos o entidades jurídicas.
- El lugar donde se realizará el pago.
- La firma del deudor.
Es relevante mencionar que los pagarés pueden ser transferibles, lo que significa que pueden ser traspasados a otra persona.
Comprobantes de tarjeta de crédito
Mediante los comprobantes de tarjetas de crédito, los comerciantes que participan en este sistema de pago presentan, en la fecha convenida, todos los recibos correspondientes a las ventas realizadas en un período específico ante la entidad crediticia. A cambio, la entidad les abona el importe total de dichas ventas, después de aplicar un descuento proporcional acordado como comisión.
Extractos bancarios
El extracto bancario es un documento emitido por el banco que detalla todos los movimientos registrados en una cuenta bancaria durante un período específico, a la vez que presenta el saldo disponible en la cuenta.
A través del extracto bancario, se evidencia la trayectoria desde el saldo inicial hasta el saldo actual de la cuenta, mostrando ingresos y egresos monetarios en la cuenta. Cada movimiento viene acompañado de la fecha, el motivo correspondiente y el saldo resultante después de dicho movimiento.
La conciliación bancaria consiste en cotejar los registros contables mantenidos por una empresa en su cuenta corriente (o cuenta bancaria) con los ajustes realizados por el banco en la misma cuenta. Este proceso implica comparar los valores que la empresa tiene registrados con los valores suministrados por el banco a través del extracto bancario, que se recibe regularmente, generalmente mensualmente.
Utilizando el resumen de cuenta o extracto bancario, las empresas llevan a cabo el procedimiento de conciliación bancaria, con el objetivo de alinear y ajustar sus registros contables con las posibles discrepancias presentes en el resumen bancario.
¿Cómo se clasifican a los documentos comerciales?
Los documentos comerciales pueden ser clasificados de dos formas: aquellos de uso externo y los de uso interno.
Los documentos comerciales de uso externo son emitidos fuera de la empresa, como facturas de compra o recibos de pagos realizados.
Por otro lado, los documentos comerciales de uso interno se generan internamente en la empresa, como facturas de ventas o recibos de cobranza.
Conservación de los documentos comerciales
Una vez registrados contablemente se debe guardar por 10 años, archivándolos por orden de fecha de emisión.
Documentos comerciales no válidos
- Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
- Remitos, guías o documentos equivalentes.
- Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos de análogas características.
- Recibos, comprobantes que respalda el pago – total o parcial – de una operación que debe ser documentada mediante la emisión de facturas.
- Comandas.
- Tiras de calculadora.
Vídeo tutorial
Para terminar de profundizar el tema te recomendamos ver el vídeo tutorial de nuestro canal de Youtube sobre los documentos comerciales más usados.
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Los documentos comerciales más usados – Ensamble de Ideas – Copyright – MMXXIII
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