Qué es una organización en administración: La guía más completa

Pensemos en la palabra ‘organización’ y en las múltiples ocasiones en que la utilizamos para diferentes contextos u ocasiones. A partir de esto, distinguiremos dos acepciones del uso de la palabra ‘organización’ que analizaremos por separado.

El primer contexto en el que se emplea la palabra ‘organización’ se refiere a la acción concreta de planificar o estructurar algo. Por ejemplo: ‘¿Y si organizamos un partido de fútbol?’; ‘Tenemos que coordinarnos para comprar los buzos de egresados’; ‘Necesitamos planificar la fiesta de 15 de Felicitas’. Podríamos seguir enumerando innumerables ejemplos similares.

El segundo contexto en el que utilizamos la palabra ‘organización’ está estrechamente relacionado con el mundo empresarial y la administración de empresas. En sí misma, una empresa se considera una organización, ya que, como veremos más adelante, posee su propio funcionamiento y características que le otorgan su identidad única. Por lo tanto, tanto una estación de servicio, un club de fútbol, una gran corporación multinacional como un pequeño negocio familiar, todos comparten la cualidad fundamental de ser organizaciones. En este artículo de Ensamble de Ideas, nos centraremos principalmente en esta segunda acepción.

¿Qué es una organización?

Definición de organización

“Una organización es un sistema social conformado por personas que comparten valores y trabajan de manera coordinada para llevar a cabo actividades destinadas a alcanzar objetivos compartidos. Cada persona dentro de la organización desempeña un rol o tarea específica, de modo que todos conocen su función en el conjunto”.

Si desglosamos la definición de organización y aplicamos este análisis a cualquiera de los ejemplos que mencionamos anteriormente, veremos que se ajustan a los principios fundamentales de las organizaciones. Estos principios son:

• Son sistemas sociales: En primer lugar, son sistemas porque operan según características comunes, a los sistemas, como por ejemplo, la coordinación para lograr objetivos compartidos, tal como se describe en este artículo de nuestro blog. Además, al estar compuestos por individuos, adquieren la categoría de sistemas sociales.
  
• Existen valores compartidos: Los valores son construcciones culturales o creencias que guían la toma de decisiones. Esto es evidente en todos los ejemplos, ya sea en un grupo de amigos que comparten valores como la honestidad y la responsabilidad para que una fiesta sea exitosa, o en una empresa donde la cultura organizacional se basa en valores compartidos.
  
• Existe división de tareas: La división de tareas es esencial para el éxito de cualquier organización. Ya sea en el contexto empresarial, donde se basa en los principios del taylorismo, o en una organización informal, como la planificación de una reunión con amigos, donde cada uno asume una responsabilidad específica, como la música, la decoración o la comida.
  
• Existe al menos un objetivo en común: El objetivo compartido es el cimiento principal de cualquier organización. Es la razón por la que nos organizamos, ya sea para la fiesta de 15 de Felicitas, la compra de los buzos de egresados o para alcanzar metas económicas en una empresa. Es importante tener en cuenta que estos objetivos tienen que ser: Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Cuantificables, como se explica en este artículo de Ensamble de Ideas sobre ‘Cómo redactar objetivos SMART’.

La organización en administración: Todo lo que tienes que saber

Desde una perspectiva de administración, las organizaciones, además de cumplir con los principios mencionados y explicados en la definición, tienen otras características distintivas que las destacan de otro tipo de organizaciones. Estas incluyen:

• Generan empleo: Las organizaciones desempeñan un papel fundamental al generar empleo, lo que contribuye al desarrollo personal de las personas y al progreso de la sociedad en la que operan.
  
• Producción de bienes y servicios: Las organizaciones en administración desempeñan diversas funciones dentro de los distintos sectores económicos de la región en la que operan. Esto puede incluir actividades como la extracción de recursos naturales, la producción de bienes y/o la prestación de servicios. Estas funciones son esenciales para la economía y para mejorar la calidad de vida de la comunidad.
  
• Son parte integral de la sociedad: Las organizaciones son elementos fundamentales en la estructura de la sociedad, y su influencia se extiende a numerosos aspectos de nuestra vida cotidiana. Mantienen relaciones interconectadas con individuos y entidades gubernamentales, lo que crea una red de vínculos que inciden en diversos aspectos de nuestra vida. Esta relación triangular entre empresas, el Estado y las familias se examina en economía a través de lo que se conoce como el ‘Diagrama de Flujo Circular’.
• Tienen objetivos económicos: Las organizaciones en administración tienen objetivos económicos que pueden ser lucrativos o no lucrativos, dependiendo de cómo utilicen sus beneficios o ganancias. Esto refleja su misión y su enfoque, ya sea en la generación de ingresos financieros para beneficio propio de los dueños o accionistas o la utilización de los beneficios en la prestación de servicios de beneficio público.

Características de las organizaciones: Las Claves Más Allá de su Función

Como vimos las organizaciones en administración cumplen premisas clave como generar empleo, producir y/u ofrecer bienes y servicios, que tienen un rol clave dentro de la sociedad y que buscan generar réditos económicos, pero al mismo tiempo, tienen otras características clave que se pueden añadir a todas las anteriores. Estas son:

• Necesitan utilizar distintos recursos e información permanentemente.
• Deben ser dinámicas.
• Tienen distintos grados de complejidad.
• Se las pueden clasificar de distintas formas.
• Adapotan alguna forma jurídica.

Los recursos organizacionales: La Columna Vertebral de las Empresas

Para llevar a cabo sus operaciones comerciales de manera efectiva, las empresas necesitan una amplia gama de recursos. Estos recursos abarcan desde materiales como herramientas, mobiliario y vehículos (recursos materiales) hasta el factor humano, con individuos desempeñando funciones clave (recursos humanos). Además, se requiere capital financiero, ya sea en efectivo o a través de financiamiento (recursos financieros), y tecnología que simplifique y agilice las operaciones diarias (recursos tecnológicos).

Además de considerarse un recurso invaluable, la información se erige como un pilar inamovible en el ámbito empresarial. Su valor es incalculable cuando se trata de tomar decisiones estratégicas efectivas. Hoy en día, las empresas invierten considerablemente en la gestión de información, reconociendo su importancia fundamental. Para que la información sea verdaderamente efectiva, debe poseer las siguientes cualidades:

• Ser útil y relevante para la toma de decisiones.
• Ser confiable y estar respaldada por datos sólidos.
• Mantener una objetividad imparcial.
• Ser lo más completa posible para brindar una visión integral de la situación.

La Vital Importancia del Dinamismo en las Organizaciones

Las organizaciones no operan en un vacío de manera aislada, sino que están inmersas en un sistema mucho más amplio, conocido como contexto organizacional. Este contexto está influenciado por diversas fuerzas que ejercen su impacto de manera directa o indirecta. Estas fuerzas pueden manifestarse de maneras diversas y, en ocasiones, actuar de manera impredecible, pudiendo ser en ocasiones beneficiosos para la empresa, como en otros casos perjudiciales para el bienestar de la organización.

Por lo tanto, es esencial que las organizaciones estén atentas a estos cambios en su contexto y sean capaces de actuar con dinamismo y rapidez para implementar las acciones correctivas necesarias a tiempo. Esta capacidad de adaptación les permite no solo sobrevivir sino también beneficiarse de los cambios en su entorno. Por el contrario, si las organizaciones permanecen estáticas ante tales cambios, es probable que enfrenten dificultades y se encaminen hacia el fracaso.

Un ejemplo elocuente de la necesidad de adaptación dinámica se evidenció durante la pandemia por COVID-19. Muchas empresas se vieron obligadas a reajustar sus operaciones para sobrevivir y continuar brindando servicios a sus clientes, incluso cuando las restricciones sanitarias exigían el cierre o la reducción de horarios en sus locales.

La Diversidad de Niveles de Complejidad en las Organizaciones

Un rasgo distintivo de las organizaciones es la variabilidad en sus niveles de complejidad. Algunas organizaciones pueden operar con estructuras simples y sencillas, caracterizadas por un grado de complejidad relativamente bajo. Tomemos, por ejemplo, un pequeño comercio de barrio, donde la operación es directa y se centra en atender las necesidades locales de la comunidad. Aquí, la estructura organizacional puede ser bastante simple, con roles y responsabilidades claramente definidos.

Por otro lado, encontramos organizaciones que se ubican en el extremo opuesto del espectro de complejidad. Estas entidades, como hospitales o bancos, requieren estructuras mucho más grandes y complejas para abordar las diversas demandas de sus operaciones. En un hospital, por ejemplo, la gestión de pacientes, el personal médico y de apoyo, la infraestructura y la coordinación de servicios médicos especializados requieren una estructura organizacional intrincada.

Entre estos dos extremos, se encuentran organizaciones con niveles variables de complejidad, dependiendo de su tamaño, alcance geográfico, industria y objetivos. La comprensión de la complejidad de una organización es esencial para diseñar una estructura organizativa efectiva que se adapte a sus necesidades y metas específicas.

Existen distintos tipos de organización.

Con el fin de lograr una estructura más ordenada, todas las empresas u organizaciones pueden ser categorizadas o agrupadas utilizando ocho criterios distintos:

• En función del sector de la economía en el cual desarrollan su actividad principal.
• Basado en su figura legal (forma jurídica).
• De acuerdo con su tamaño.
• Según la propiedad del capital.
• Considerando el alcance geográfico que limita su actividad.
• Según su origen o nacionalidad.
• En función de los productos o servicios que ofrecen al mercado.
• Según como destinen sus beneficios o ganancias.

La explicación en detalle de cada uno ellos se puede ver más en detalle en el siguiente link:

Los 8 criterios de clasificación de empresas

Diversidad de Personerías Jurídicas para las Organizaciones

Si bien muchas organizaciones pueden surgir de manera informal y funcionar así durante un tiempo, es aconsejable que, en algún punto, adopten una forma de personería jurídica reconocida por el Ministerio de Justicia. Esto garantiza que sus derechos y obligaciones queden claramente definidos y protegidos.

En Argentina, existe una amplia variedad de categorías o formas para registrar formalmente una organización. Entre las opciones más comunes se encuentran:

• Asociación Civil: Esta es una entidad sin fines de lucro que se forma con el propósito de llevar a cabo actividades culturales, deportivas, sociales o benéficas. Se rige por la Ley 24.057 y requiere de un estatuto y una comisión directiva.
• Fundaciones: Las fundaciones también son organizaciones sin fines de lucro, pero se enfocan en actividades de bienestar social, educación, salud, o investigación. Están reguladas por el art 193 del nuevo Código Civil y Comercial. También hay que seguir los pasos que dictamina la Inspección General de Justicia.
• ONG (Organización No Gubernamental): Estas organizaciones se dedican a una variedad de causas sociales, desde derechos humanos hasta medio ambiente. Operan bajo la figura de asociaciones civiles o fundaciones y buscan promover el cambio social.
• Tipos Societarios: Algunas organizaciones optan por adoptar estructuras societarias, como Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.), o Sociedad de Hecho (S.H.). Estas organizaciones pueden tener fines de lucro y se rigen por la Ley 19.550 y sus reformas.

Es importante destacar que cada forma de personería jurídica tiene sus propios requisitos legales y fiscales, así como sus beneficios y limitaciones. La elección de la forma adecuada dependerá de los objetivos y actividades específicas de la organización. Además, es fundamental cumplir con todas las regulaciones y leyes vigentes para operar de manera legal y transparente.

A continuación te compartimos algunos liks donde se detallan los pasos y requisitios legales para constituir Asociacioes Civiles, Fundaciones u ONGs en distintas jurídicciones en Argentina:

Ley 26994. Código Civil y Comercial. Fundaciones. Constitucion
Senado de la Nación – Ley de Asociaciones Civiles
Guía de nociones básicas de fundaciones de la Provincia de Córdoba
Provincia de Buenos Aires.
San Juan

Para finalizar les compartimos el vídeo de nuestro canal de Youtube con la explicación acerca de qué es una organización.

Conclusiones

Como hemos explicado a lo largo de este artículo, el mundo de las organizaciones en administración es complejo y diverso, con muchas facetas a considerar. Cada organización es única y, por lo tanto, tiene su propio grado de complejidad, necesidades de recursos e información específicos, nivel de dinamismo y objetivos distintivos, además de elegir la forma legal más conveniente según su contexto y propósito.

En resumen, la adaptabilidad, la transparencia y la responsabilidad social son factores cruciales en cualquier tipo de organización. Una gestión sólida puede marcar la diferencia, independientemente de la forma que adopte tu organización.

Siempre es importante buscar orientación profesional y legal cuando sea necesario, ya que tomar decisiones informadas es esencial para el éxito continuo de tu organización.

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