Teoría de los Sistemas – Sus 3 premisas
Antecedentes de la Teoría de los Sistemas
Creado por el alemán Ludwing Von Bertalanffy la Teoría de los Sistemas fue una de las teorías más aceptadas y divulgadas debido a que su implementación trascendió a muchas otras disciplinas, no sólo la administración. Hoy además de los sistemas administrativos escuchamos hablar de sistema solar, sistema circulatorio, sistema informático, etc.
El estudio de la administración de empresas fue creciendo a lo largo del tiempo pasando por diversas formas de enfocarla, desde los enfoques clásicos Teoría Clásica de la Administración, enfoques humanísticos como las Teorías de las Relaciones Humanas o la Teoría del Comportamiento, o visiones que intentaron homogeneizar teorías, como el caso del estructuralismo o la burocracia.
Pero a todas ellas se las criticaron por ser sistemas cerrados, en donde cada uno desde su perspectiva no consideraba todas las situaciones, como por ejemplo los clásicos no tenían en cuenta los factores psicológicos y motivacionales, o la burocracia que no tenía en cuenta posibles imprevistos que no estuvieran dentro de sus manuales.
La Teoría de los Sistemas nace con la idea principal de plantear marcos teóricos conceptuales que puedan ser aplicados empíricamente en cualquier circunstancia.
Con la aparición de la Teoría de los Sistemas, se reemplazaron los principios del reduccionismo, pensamiento analítico, y mecanicismo (usados principalmente por los enfoques clásicos) por otros diametralmente antagónicos como: expansionismo, pensamiento sintético y teleología.
Nota: El reduccionismo es un principio que habla de que todas las cosas pueden ser descompuestas en tantas partes posibles hasta llegar así a una unidad que sea independiente e indivisible. El pensamiento analítico estudia cada parte por separado identificándolas, analizándolas y clasificándolas por separado para luego conseguir una respuesta trasladable al todo. Por último el mecanicismo habla de las relaciones causa-efecto entre dos fenómenos.
El expansionismo es un principio que parte de la premisa de que todo fenómeno es parte de otro fenómeno mayor. Es decir que el expansionismo estudia cómo un hecho se desenvuelve dentro de ese todo mayor lo rodea, pero que también integra.
El pensamiento sintético su propósito principal es fusionar las cosas antes de que dividirlas. Para el pensamiento sintético un sistema menor forma parte de uno mayor.
Por último la teleología se basa en el principio que la condición causa-efecto es una condición necesaria dentro de los sistemas pero que no siempre suficiente.
Con estos antecedentes es que aparece la Teoría de los Sistemas con la finalidad de producir enunciados o fórmulas que puedan ser utilizadas en cualquier situación, a través de procedimientos o rutinas con distintos pasos a seguir, para contribuir al logro de un objetivo definido.
¿Qué es un sistema?
La Teoría de los sistemas lo define como como “conjunto ordenado de partes, que se interrelacionan entre sí para poder lograr un objetivo o propósito en común”.
Tomando como base esta definición, la Teoría de los Sistemas dice que para entender el funcionamiento de los sistemas hay que estudiarlos globalmente teniendo en cuenta todas las interdependencias que existan con sus subsistemas, basándose sobre tres premisas de los sistemas elementales:
Premisas de los sistemas
- Los sistemas existen dentro de otros sistemas: Siempre hay un sistema dentro de otro.
- Los sistemas son abiertos: Existe un proceso de intercambio infinito con su ambiente, hay un continuo flujo de carga y descarga de “información”. Cuando ese intercambio termina el sistema pierde su función principal por el que fue creado y se desintegra.
- Las funciones de un sistema dependen de su estructura: Dependiendo de cómo esté conformado el sistema dependerá su funcionamiento.
Estas tres premisas de los sistemas son fundamentales para entender su funcionamiento.
En este vídeo se puede visualizar estas tres premisas que tienen los sistemas.
Funcionamiento de un sistema
La Teoría de los Sistemas explica el funcionamiento de los sistemas y sus relaciones con los subsistemas dentro de las organizaciones con el siguiente ejemplo:
Tomamos como sistema principal a una empresa, que como tal tiene sus finalidades específicas, pero a su vez se interrelaciona con otros subsistemas, como por ejemplo los distintos departamentos, que a su vez tienen sus propios subsistemas, los niveles jerárquicos dentro de los mismos, y dentro de los niveles jerárquicos cada cargo tendrá un procedimiento X que haya que hacer para una tarea, y así se podría seguir.
Pero a su vez si se cambia el enfoque la empresa como sistema puede pasar a ser de un sistema mayor, como el caso del párrafo anterior, a ser un sistema menor, ya porque las empresas también están dentro de un sistema mayor que podría ser la sociedad que tiene por subsistema a los mercados, que tienen como subsistemas a las empresas.
Para la Teoría de los Sistemas, el estudio de los mismos siempre dependerá del enfoque que se le dé, desde dónde se lo estudie, y a partir de allí se crearán sus propósitos para crearlos.
Características de los sistemas
La finalidad de un sistema es crear un todo sinérgico, en el cual la suma de todas las partes participantes en su conjunto logren un resultado mayor al que se conseguiría si esas mismas partes hicieran su trabajo individualmente.
Un sistema tendrá las siguientes características:
- Un propósito u objetivo: Que son los que definen la finalidad de la creación de ese sistema y de cómo se deberán interrelacionar las partes participantes para poder conseguirlo.
- Globalismo: Que explica el funcionamiento del sistema como un todo, y en dónde si una parte del sistema cambia producirá siempre cambios en todo el sistema.
- Entropía: Es la propensión y predisposición que tienen los sistemas al deterioro y disolución de los mismos.
- Homestasia: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema, éstas se van “acomodando” al mismo para poder alcanzar una estabilidad interna de funcionamiento que les permita funcionar acorde a sus necesidades y así cumplir con el propósito que fue creado.
Parámetros de los sistemas
Todo sistema es un proceso en continuo movimiento, en ese proceso son importantes los componentes que participan en el mismo y las interrelaciones que exiten entre ellos para lograr el propósito en común. Éstas interrelaciones harán al funcionamiento del sistema,y por ende, tendrá su impacto en el resultado final que tenga el mismo.
El funcionamiento de un sistema estará entoces delimitado por sus parametros, que por sus particularidades, sus singularidades, y características propias de cada uno los harán únicos. Estos parámetros a los que hacemos referencia son:
- Las entradas o inputs al sistema
- Las salidas o outputs al sistema
- El procesamiento
- La retroalimentación o feedback
- El ambiente
ENTRADA: Para que un sistema pueda iniciarse necesitará que le provean de los materiales, recursos, y energías necesarias, las entradas entoces cumplen este rol.
PROCESO: Es el que realiza realiza las transformaciones necesarias y produce los cambios necesarios para transformar las entradas en salidas.
SALIDAS: Es el resultado final del proceso, el motivo por el cual el sistema fue armado.
RETROALIMENTACIÓN: Es el que se encarga de evaluar al sistema con una regla o norma previamente establecida, su objetivo es controlar si se cumplieron o no con las mismas, dando por finalizado el mismo si se logró, o haciendo que el sistema comience de nuevo (haciendo modificaciones en el proceso en caso de ser necesario), para luego volver a controlarse, y así sucesivamente hasta que se cumpla con el propósito establecido previamente.
AMBIENTE: Es el medio que envuelve externamente al sistema
Conclusiones de la Teoría de los Sistemas
Esta teoría fue muy aceptada, hoy en día el concepto de sistema no solo domina a la administración –que su uso es tan común, que hasta pasa inadvertido-, sino que también pasó a otras disciplinas como las ciencias naturales (se habla de sistema nervioso, sistema digestivo, etc.), la contabilidad (sistemas de información contable), la informática (sistemas de software), y podríamos seguir con los ejemplos en áreas como economía, sociología, política, etc.
La TGS estudia entonces: qué es un sistema, cuáles son sus premisas, cuáles son las partes que lo conforman, qué características tienen, y cuáles son sus parámetros, entre otros temas.
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