Gestión de proyectos: Las 5 fases para optimizar el proceso.

Introducción

Un proyecto es una planificación que realiza una persona o entidad y que se hace sobre la base de una idea u objetivo que se quiere alcanzar, analizando la manera y la forma en la que se va a hacer para lograrlo.

Por la tanto para alcanzar los objetivos planificados será indispensable hacer una óptima gestión de proyectos. En este artículo de Ensamble de Ideas te explicamos como hacerlo paso a paso.

La gestión de proyectos

Para lograr cumplir con los objetivos propuestos, será vital una óptima gestión de proyectos, y para ello, cada proyecto debe estar liderado y guiado por expertos, para así garantizar su exitosa ejecución.

Por lo tanto, una óptima gestión de proyectos implicará el eficiente aprovechamiento de los recursos con los que se cuente, aplicando correctamente el know how que se tenga (es decir: el “saber como” aplicar todas nuestras fortalezas, habilidades, conocimientos, técnicas, etc.).

Fases de una gestión de proyectos

Entonces, para lograr la óptima gestión de proyectos mencionada anteriormente habrá que pasar por cinco fases:

1. Inicio o preparación
2. Planificación
3. Ejecución
4. Seguimiento y control
5. Entrega o cierre del proyecto
   

Veamos cada una en detalle.

Fase de inicio o preparación

Es el primer eslabón de una buena gestión de proyectos. En esta etapa se define el proyecto, se establecen los objetivos fundacionales que le dan vida al proyecto. En esta etapa también se analiza y estudia que recursos se van a necesitar, el presupuesto necesario, los pros y contras de encararlo y la factibilidad o viabilidad de para poder hacerlo.

Para analizar la viabilidad del mismo hay que analizarlo desde tres ópticas

• Viabilidad técnica: Que se cuenten con los recursos necesarios, es decir que tengamos el personal capacitado para llevar adelante el proyecto (recursos humanos) y tener todos los materiales y la tecnología necesaria (recursos materiales y tecnológicos).
  
• Viabilidad económica: Cómo el proyecto generará beneficios que le permitan en un primer período recuperar la inversión inicial, para luego tener ganancias que le permitan crecer, reinvertir, y tener excedentes. Obviamente si las estimaciones sobre este ítem no son buenas y el proyecto no será rentable, no es conveniente hacerlo.
  
• Viabilidad financiera: Se analiza sobre la posibilidad o no de conseguir el dinero inicial para que el proyecto pueda empezar.

Planificación

En esta etapa se establece la hoja de ruta para la implementación del proyecto y los líderes que guiarán el mismo. Esta etapa generalmente suele ser la más difícil dentro de la gestión de proyectos. Por lo tanto, en esta etapa se determinará qué cosas ejecutará cada área, quienes serán los responsables, las fechas claves, la previsión y provisión de los recursos necesarios, etc.

Ejecución

Se pone en marcha el proyecto usando toda la información recolectada en el paso anterior.

Seguimiento y control

Esta etapa está naturalmente ligada a la fase anterior. Acá una buena gestión de proyectos debe seguir, revisar, controlar y monitorizar la ejecución del proyecto, para que de tal modo, se pueda comparar cada etapa con lo planificado para poder detectar errores y desviaciones a tiempo y así generar las acciones correctivas pertinentes, incluyendo además la creación de informes de avance y cumplimiento.

Por lo tanto, en esta etapa se debe entre otras cosas:

• Controlar que las tareas se vayan cumpliendo en tiempo y forma según los planificado, principalmente para evitar retrasos que perjudiquen los tiempos de entrega o finalización pautadas.
• Gestionar el uso de los recursos para no hacer un mal uso de los mismos.
• Hacer un permanente control de costos y gastos para evitar desviaciones perjudiciales.
•  Gestión de control de calidad. Verificar que a parte de estar cumpliendo con los plazo también se cumplan con los estándares de calidad previstos.

Entrega y cierre del proyecto

Para finalizar una optima gestión de proyectos, en esta última etapa se deben presentar un dossier final con la conclusiones más importantes.

También es vital que se haga una reunión final con todas aquellas personas que estuvieron involucradas para hacer un cierre formal y evaluar procesos de aprendizajes y mejoras para encarar futuros proyectos.

¿Cuáles son las ventajas de implementar una óptima gestión de proyectos?

Aplicar un óptima gestión de proyectos traerá múltiples beneficios, ya que no solo permite implementar el mismo de una manera más sistematizada simplificando y ordenando su proceso. Además y así llevar adelante el proyecto de manera más eficiente, optimizando los recursos. Pero además:

• Optimiza el uso de los recursos organizacionales.
• Define en detalle que rol cumple cada persona dentro del mismo.
• Mejora el trabajo en equipo.
• Ayuda a mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad para evitar cuellos de botella y aglomeraciones de información durante el proceso.
• Mejora la comunicación.
• Abarata costos.
• Maximiza la capacidad del flujo de trabajo.

¿Cuáles son las herramientas más comunes que se usan para la gestión de proyectos?

Existen algunas herramientas que nos permiten llevar de manera más optimizada y eficiente una gestión de proyectos, entre ellas están:

• Diagrama de Gantt
• PERT / CRM
• Cadena crítica

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